Zgodnie z art. 143 § 1 pkt 2 K.p.k. przesłuchanie świadka wymaga spisania protokołu. Jest to obligatoryjna forma utrwalenia tej czynności, tzw. protokół przesłuchania świadka.
Ustawodawca stawia określone wymogi co do elementów, które powinien mieć protokół, aby mógł być uznany za dowód w sprawie. W myśl art. 148 § 1 K.p.k. protokół powinien zawierać:
oznaczenie czynności, jej czasu i miejsca oraz osób w niej uczestniczących, przebieg czynności oraz oświadczenia i wnioski jej uczestników, wydane w toku czynności postanowienia i zarządzenia, a jeżeli postanowienie lub zarządzenie sporządzono osobno, wzmiankę o jego wydaniu, w miarę potrzeby stwierdzenie innych okoliczności dotyczących przebiegu czynności. Jeżeli zajdzie potrzeba natychmiastowego przesłuchania świadka, a chcący przeprowadzić tę czynność nie posiada przy sobie protokołu przesłuchania, zeznania świadka może zanotować na kartce papieru formatu A 4, jednak tak sporządzony dokument, aby mógł być uznany za procesowy, musi zawierać wszystkie wymagane elementy określone w art. 148 § 1 K.p.k.
Złożone przez świadka zeznania, oświadczenia i wnioski oraz stwierdzenia określonych okoliczności przez organ prowadzący postępowanie wciąga się do protokołu z możliwą dokładnością, a osoby biorące udział w czynności mają prawo żądać wciągnięcia do protokołu z pełną dokładnością wszystkiego, co dotyczy ich praw lub interesów (art. 148 § 2 K.p.k.). Jeżeli czynność procesową utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, protokół można ograniczyć do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział. Zapis obrazu lub dźwięku, a także przekład zapisu dźwięku stają się załącznikami do protokołu (art. 147 § 3 K.p.k.).
Zeznania należy protokołować w pierwszej osobie czasu przeszłego, używając języka literackiego. Słowa wulgarne należy zanotować, jeżeli wypełniają znamiona przestępstwa (np. znieważenia, zniesławienia, groźby karalnej), o które toczy się postępowanie. Nie należy używać skrótów, z wyjątkiem powszechnie znanych. Dokument powinien zawierać również dane na temat charakterystycznego zachowania się świadka w trakcie tej czynności (np. świadek płacze, krzyczy, milczy, czerwieni się, długo zastanawia nad udzieleniem odpowiedzi na postawione pytanie).
Ponadto protokół powinien zostać sporządzony czytelnie i estetycznie, pismem ręcznym bądź maszynowym lub komputerowo. Winien nadto charakteryzować się poprawnością ortograficzną, stylistyczną oraz interpunkcyjną. W protokole nie wolno zastępować zapisu treści zeznań odwoływaniem się do innych protokołów (art. 148 § 3 K.p.k.).
Osoby biorące udział w przesłuchaniu mają prawo żądać odczytania fragmentów ich wypowiedzi wciągniętych do protokołu (art. 148 § 4 K.p.k.). Protokół powinien być przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. Podpisują go osoby uczestniczące w przesłuchaniu. Przed podpisaniem należy go odczytać i uczynić o tym wzmiankę (art. 150 § 1 K.p.k.).
Osoba biorąca udział w tej czynności podpisując protokół, może zgłosić jednocześnie zarzuty co do jego treści; zarzuty te należy wciągnąć do protokołu wraz z oświadczeniem osoby wykonującej czynność protokołowaną (art. 150 § 2 K.p.k.). Jeżeli protokół nie został należycie podpisany bezpośrednio po zakończeniu czynności, brakujące podpisy mogą być złożone później, ze wskazaniem daty ich złożenia i przyczyn opóźnienia (art. 151 § 2 K.p.k.).
Z praktycznego punktu widzenia podpisy osób uczestniczących w przesłuchaniu powinny zostać złożone na każdej stronie protokołu bezpośrednio pod treścią zeznań. W sytuacji kiedy świadek odmówi złożenia podpisu, należy uczynić o tym stosowną adnotację w protokole oraz zapisać przyczyny odmowy, jeżeli przesłuchiwany je poda (art. 121 K.p.k.).
Skreślenia oraz poprawki i uzupełnienia poczynione w protokole wymagają omówienia podpisanego przez osoby podpisujące protokół (art. 151 K.p.k.).
Szkice lub oświadczenia na piśmie sporządzone i przedłożone przez świadka stanowią załącznik do protokołu.
Przesłuchanie świadka może być utrwalone fakultatywnie za pomocą innych środków technicznych. Przebieg czynności protokołowanych, w tym przesłuchanie świadka, może być utrwalony ponadto za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk, o czym należy przed uruchomieniem urządzenia uprzedzić osoby uczestniczące w czynności (art. 147 § 1 K.p.k.). Jeżeli względy techniczne nie stoją na przeszkodzie, przesłuchanie świadka utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk, gdy:
- zachodzi niebezpieczeństwo, że przesłuchanie tej osoby nie będzie możliwe w dalszym postępowaniu,
- przesłuchanie następuje w trybie określonym w art. 396 K.p.k. (art. 147 § 2 K.p.k.).
Do rejestracji obrazu z przeprowadzanej czynności procesowej mogą służyć, przeznaczone do tego celu, urządzenia mechaniczne i elektroniczne typu analogowego lub cyfrowego, a w szczególności aparat fotograficzny, kamera filmowa lub kamera wideo.
Do rejestracji dźwięku z takiej czynności mogą służyć, przeznaczone do tego celu, urządzenia mechaniczne i elektroniczne typu analogowego lub cyfrowego, a w szczególności magnetofon, radiomagnetofon, dyktafon, kamera filmowa lub kamera wideo wyposażona w aparaturę do utrwalania dźwięku.
Zgodnie z art. 147 § 3 K.p.k., zapis dźwiękowy i jego przekład oraz zapis obrazu stają się załącznikami do protokołu.
Organ procesowy decydując się na utrwalenie przebiegu przesłuchania świadka za pomocą wymienionej aparatury, powinien uwzględnić m.in. wagę prowadzonego postępowania, znaczenie składanych zeznań dla sprawy, osobowość świadka. Utrwalona w ten sposób czynność dokładnie odzwierciedla przebieg przesłuchania, zachowanie się świadka, przesłuchującego i innych osób w niej uczestniczących, stanowi znaczne ułatwienie w ocenie wartości dowodowej tak złożonych zeznań. Ponadto przesłuchanie może być utrwalone za pomocą stenografii (stenografia to technika dokładnego zapisu tekstu mówionego za pomocą umownych znaków, skrótów, symboli, które umożliwiają jego dokładne odtworzenie). Wówczas protokół można ograniczyć do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział.
Stenograf przekłada stenogram na pismo zwykłe, przy czym czyni wzmiankę, jakim posługiwał się systemem; pierwopis stenogramu oraz jego przekład stają się załącznikami do protokołu (art. 145 § 1 K.p.k.). Forma takiego utrwalania czynności protokołowanych stosowana jest rzadko, głównie w postępowaniu przed sądem. Dochodzenie można ograniczyć do ustalenia, czy zachodzą wystarczające podstawy do wniesienia aktu oskarżenia lub innego zakończenia postępowania.
Należy jednak dokonać czynności związanych z zamknięciem postępowania przygotowawczego, przesłuchanie osoby podejrzanej rozpocząć od powiadomienia jej o treści zarzutu poprzez wpisanie go do protokołu, przesłuchać podejrzanego i pokrzywdzonego oraz przeprowadzić i utrwalić w protokołach czynności, których nie będzie można powtórzyć. Utrwalenie innych czynności dowodowych następuje w formie protokołu ograniczonego do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących udział w czynności (art. 325h K.p.k.).